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事務局

【保存版】理事会の準備マニュアル

こんにちは、アウトドア系事務局ブロガーのuma.です。

事務局の仕事は色々ありますが、

様々な会議の準備とフォローは重要な仕事です。

その中でも定期的に開かれる会議に「理事会」があります。

マンション管理組合、事業協同組合、NPO法人、

すべて理事がその中核となって運営していますが、

その理事が集まるとても重要な会議です。

「来月、理事会やるのでよろしく」

こんな感じで理事長に言われるはずです。

「へっ?どうすればいいですかね?」

なんて言っても誰も教えてくれないので、

詳しく手順を解説していきます。

大丈夫です!

やることは毎回決まっているので、

マニュアルとしてご活用ください。

理事会の議題を作る

何を話し合う会議か?

それらをまとめたものが議題です。

書き方などはまた別記事で紹介しますが、

話し合うテーマが箇条書きになっていればOKです。

理事長、担当理事などと相談しながら

事務局がワープロで作成します。

あ、もちろんワープロはできますよね?

事務局に必要なスキルも別記事で書く予定ですが、

一般的なパソコン、インターネット、ワープロ、

表計算などができる方を前提に話しています。

理事会の招集

理事会の招集権者、

つまり集合をかけられる人は決まっています。

理事長(会長)です。

その理事長から指示を受け、事務局が理事に案内を配信します。

開催日時、場所、議題などを知らせましょう!

理事会の出欠確認

誰が出席で、誰が欠席か?

この部分はとても重要です。

担当の理事が欠席では、

まったくもってムダな会議になってしまいますよね?

メールまたはLINEで出欠の確認をとります。

出欠確認表などがあると一目瞭然なのでオススメです。

理事長から「誰が来るの?」

と突然聞かれても答えられます。

出欠確認表などの便利ツールもるので、

後日ダウンロードできるように設置していきますね。

資料の準備

出欠確認を進めながら、

会議当日に使用する資料を揃えます。

コピーが必要だったり、

ワードやエクセルでまとめる場合もあります。

最終的な出席人数がわかったら人数分を作成しておきましょう!

理事会当日

理事会当日に最も重要なことは「絶対に遅刻をしない」ことです。

理想を言えば

30分から1時間早めに現地到着しているのが望ましいです。

  • 会議室の手違いで会場が予約されていない!
  • 理事の1人が体調不良で欠席の連絡があった!
  • 電車が遅延でノロノロ運転になっている!

などなど様々なアクシデントが想定できます。

これらのトラブルがあっても

笑顔で乗り切れるスーパー事務局がいたら頼もしいですよね?

理事会スタート

さぁ、理事会が始まりました。

場合によっては司会進行も担当するかもしれません。

人前で話すのが苦手な方もいるでしょうが、

理事会は通常5〜10人ぐらいなので

頑張って乗り切りましょう!

さらに事務局の仕事として、議事録の作成があります。

これも理想を言えばその場でパソコンでタイピングメモを取るのが望ましいです。

後から思い出して議事録を書くのは正確性に欠けます。

録音するのもひとつの方法ですが、

長い会議になると録音を聞くだけで数時間かかります。

Mac Book Airとかサーフェスなど軽量パソコンがあると便利です。

理事会議事録の作成

理事会中に作ったタイピングメモを清書していきます。

  1. 開催日時
  2. 場所
  3. 参加者 欠席者
  4. 議題
  5. 決まった内容

これらをまとめてワープロで作ります。

議事録作成のコツも別記事で詳しく解説する予定です。

議事録と資料を配信

できあがった議事録をメールで配信します。

欠席者には当日配布した資料も配信したほうがいいですね。

どのような会議が開かれて、

どのように決まったかを知ることができます。

今日のまとめ

ざっと全体的な流れと作業をまとめましたが、

どうでしょうか?

割とやることが多くて大変ですが、

毎回定形の作業もあるので、

一番最初が一番大変だと思います。

議事録なども一度使った書類を雛形にすれば、

次回は楽に作れます。

いまの時代、

正確性も重要ですが何よりもスピードが必要です。

ズバッと仕事して、

スカッと遊びに行きましょう!

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