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事務局

事務局になったら最初にするべき3つの大切なこと

 こんにちは、事務局歴9年、アウトドア系ブロガーのuma.です。

このブログを訪問して頂き、誠にありがとうございます!

と言うことは、

事務局の仕事をすでに始めている

事務局の仕事に興味を持っている

または、

これから事務局を始めようと思っている方だと思います。

皆さん、いろいろな経緯があって事務局になったと思います。

私もかれこれもう9年事務局を担当していますが、

よく友達から聞かれる質問があります。

事務局ってどんな仕事するの?

まぁいろいろな事務をやっています。

団体の事務全般を担当し、円滑な業務を手伝うポジションだと思っています。

さて、

そんな事務局ですが、今日は初めて事務局になった方が何から始めたらよいかを簡単に解説していきます。

最初から力いっぱいだと疲れてしまうので、

少し気楽に構えて、カフェでコーヒーでも飲みながらお読みください。

団体・組織の概略を学ぶ

なんと言っても一番最初に必要なこと。

それは自分が事務局をする団体や組織を知ることです。

団体・組織の目的

事務局になったら、どこで誰に質問されるか分かりません

ポイント

  • なんのために存在する組織なのか?
  • 主な活動は何なのか?
  • いつからあるのか?

「えーっと、まだ新米なので、エヘヘ」

これではちょっと頼りない事務局になってしまいます。

「私達は〇〇の〇〇を〇〇するための団体です」

この文章で覚えておくと、いろいろと便利です。

例)「私達はペットの健康状態を保護するための団体です」

という感じでザックリと団体や組織を紹介できます。

理事長(会長)

事務局は主に理事長や会長から指示や仕事が出されます。

理事長の秘書的な役割も兼ねると思っていた方が良いでしょう。

「これ、理事に配っといて」

「これ、会員に配っといて」

「去年の〇〇はいくらだっけ?」

というポジションです。

理事長が今取り組んでいる問題プロジェクトは把握しておいた方が良いでしょう。

理事と監事

協同組合の役員は理事と監事です。

詳しくはまた別記事で解説しますが、株式会社の取締役と監査役と同じ機能を持っています。

理事と監事の名前と担当している業務は知っているべきです。

これらをしっかりと左脳に刻み込んで把握しましょう。

名刺を作る

次に必要なのは名刺です。

本業の名刺とは別の事務局名刺を作ります。

不思議なものできれいに印刷された名刺を見ると

自分の名刺なのに納得してしまいます。

そうなのです。

自分の気持ちを切り替えるためにも、名刺があった方が良いです。

さらに、

事務局はその団体の顔とも言える重要なポストです。

「まだ名刺が無くて...」

という挨拶ではあまり良い印象を与えられませんよね?

スマートに名刺を出して爽やかに挨拶できる事務局。

うん。カッコいいですね〜

笑顔の練習をする

初めての事務局仕事はかなり緊張すると思います。

あまり人と接しないセクションだった方は特に場違いな感じを受けると思います。

あくまでこれは予想ですが、引きつった顔で挨拶しているのではないでしょうか?

作り笑いでも何でもいいです。

笑いましょう

「ガハハ」ではなく「ニッコリ」です。

目つきを優しくして、口角を上げて、心から楽しいという気持ちを持って微笑みます。

第一印象というのは相手にクッキリと焼き付くものです。

「あの人ちょっと苦手だよな〜」

と思われるよりも

あの人なんか楽しげだよな〜

と思われた方がずっとスムーズな人間関係が築けるはずです。

今日のまとめ

最初の一歩として、

簡単だけど事務局に必要な3つのことをまとめました。

ポイント

  • 名刺を作る
  • ジャケットを着る
  • 笑顔の練習をする

まずはこれだけで大丈夫です。

さて、次回から実際の業務マニュアルなどに進んでいきます!

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