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Gmailでメールの整理時間を短縮する3つの方法

投稿日:2018/07/01 更新日:

メールの整理

1日に何通のメールが届いているだろうか?

ひとつずつ開いて内容を確認していく。

メール数が多くなればなるほど整理に時間がかかる。

メール整理ができていないと仕事にならない。

重要なメールを見落としていたり、

どこかに埋もれて返信を忘れていたりする。

これではどうやっても効率良い仕事ができない。

整理することをすでに諦め、

受信トレイをそのまま放置の人もいる。

未読が溢れて数千通のメールが入ったままになっているのだ。

現実社会で考えれば、

机の上のトレイに数千通の未開封の書類があることになる。

この環境で仕事ができるだろうか?

メールはとても便利な道具なのだから、

少し整理して効率良いデスクトップを構築してみよう。

広告系ダイレクトメール

いつのまにか届くようになった広告系メールがある。

どこかにチェックボックスがあったのだろうか?

そんな広告系メールを放置していないだろうか?

毎回ゴミ箱に入れる作業をするのも非効率的だ。

根本的に届かなくするのが解決と言える。

メール下部までいくと「配信停止」というリンクがあるはずだ。

これをクリックして「購読停止」するのが良い。

「そんなの面倒だ」という声も聞こえるが、

毎日何回もゴミ箱に入れる方がトータルで時間がかかる。

問題を解決するには本質を見抜くことが重要だ。

ショッピングレシート

ネットショッピングのレシートも溜まりやすい。

これらはメールの自動振り分けを活用したい。

私のGmail設定を例にして紹介しよう。

「楽天」「amazon」などのキーワードがタイトルに含まれる場合は、

自動的に「既読」にして「領収書」というラベルが付き、

「アーカイブに移動」するようにしている。

この設定だと受信トレイをパスして自動保管される。

ショッピング内容は毎回確認する必要もないので、

自動的に保管される方が便利で快適だ。

何かトラブルがあった場合もすぐに探し出せる。

迷惑メール

迷惑メールも毎回手作業でゴミ箱に入れていないだろうか?

これも受信した時に「迷惑メール」をクリックして

メール側に学習させるのが良い。

これを繰り返すだけで次からは自動的に処理してくれる。

迷惑メールはインターネットを利用する上で避けては通れない。

あって当然と思っていた方が気が楽になる。

だからこちらもテクノロジーを活用して対応するだけだ。

今日のまとめ

簡単な3つの方法を書いてみたがどうだろうか?

この3つを始めるだけでもかなりの効果があるはずだ。

メールの使い方は人それぞれ、

その使い方がとても重要なのだ。

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  • この記事を書いた人
uma

uma

Webデザイナー/HTML/CSS/JavaScript/jQuery/Photoshop/既婚/ 1998年に東京都渋谷区でWebデザイナー独立開業。HTMLとCSSを駆使してサイト構築していたらあっという間に開業20年。最近はWordpressを楽しんでいます。

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