個人事業主で仕事をしていると
トラブルになるケースが出てきます。
一度トラブルになってしまうとメンタルにも影響があり、
クリエイティブな創作活動も自由にできません。
危機管理として考えても
トラブルは未然に防ぎたいものです。
この記事では、個人事業主がトラブルにならない仕事手順を詳しく解説しています。
打合せは詳しく
打合せはとても重要です。
打合せが詳しく細部までできていれば、
トラブルになる事はまずありません。
打合せのポイント
- お客様の要望をじっくりと聞き出す
- お客様の質問に答える
- こちらからもアイデアを出す
- 概算でも費用を伝えておく
- 必ずメモをとる
この中でも「メモをとる」は必ず実行してください。
✅ 必ずメモを取ること
おそらく打合せ会議は1〜2時間はかかります。
打合せ中の会話をすべて覚えておくのは至難の業です。
お客様も自分が言ったことをうっかり忘れる場合があります。
打合せ内容をまとめる
さて、打合せから戻ったら
なるべく早く忘れないうちに打合せ内容をまとめます。
簡単な言葉で箇条書きがベストです。
✅ 打合せ内容を箇条書きにまとめる
この後、作業に入った後にも
このメモがそのまま作業のガイドラインになります。
見積書を作成する
次に作業内容を詳細にした見積書を作成します。
この時にも前述の「打合せメモ」が活躍します。
打合せ内容に合致した見積書を作成します。
初期費用とランニング費用を別見積書にしておくと良いです。
見積書ポイント
- 初期費用
- ランニング費用
これならお客様も費用を把握しやすくなります。
見積書を提示する
打合せメモと見積書をメールでお客様に送付します。
最近では見積書の提示はメールが一般的になりました。
✅ 見積書はメールが一般的
以前のように印刷して持参するケースはもうほとんどありません。
今後もこの流れは止まらないと思います。
お客様からの見積書承認もメール返信が一般的です。
注文書を作ろう
ここが最重要ポイントです。
見積書だけで作業スタートでも良いのですが、
金額が大きい場合は注意が必要です。
金額が大きい仕事でトラブルになった場合
双方が困ってしまいます。
注文書の手順
- 注文書を2部作成
- 2部ともこちらの印鑑を捺印
- 返信用封筒と返信用切手も同封
- 2部を郵送
- お客様が捺印後に1部を返却
トラブル回避のためにも注文書を作成しましょう。
✅ 金額が大きいときは注文書を作る
金額が少ない場合の注文書
少額の仕事や毎月の定期的な仕事の場合まで注文書を作成していては業務が大変です。
メールのやりとりをうまく活用します。
御見積り内容でよろしければ
お手数ですがその旨ご返信ください。
この一文を入れておきます。
お客様から返信があったら
御見積書の承認、ありがとうございます。
これから作業に入ります。
この一文で正式注文として作業を開始します。
✅ 金額が小さいとき等はメールを活用する
作業途中での確認
ある程度作業が進んできたら、
お客様に一度見てもらう機会を作ります。
途中の確認
- 方向性は合っているか？
- 色やイメージは合っているか？
- リクエストした機能が入っているか？
最後まで作ってからの修正は大変なので
途中で確認してもらいます。
✅ 途中の確認はやるべき
この時点で修正があれば、修正作業も簡単です。
追加作業は要注意
お客様から追加作業が出たときは要注意です！
追加作業はよくあるパターンです。
実際に注文してからの方が詳しく調べたりするからです。
- 仕事仲間と相談した
- 他社のサイトを閲覧した
- 詳しく調べた
- Web検索で情報を入手した
注文をすると実感が湧くので興味が増えると思われます。
- 検索機能はつかないの？
- こういう画像も入れて欲しいな
- 別バージョンも欲しいな
ここで貴方の答え方ひとつでトラブルが防げます。
追加作業のため最初の御見積書には含まれていません。
追加の御見積書を作成しましょうか？
この一言です。
- 大丈夫ですよ！
- 簡単にできますよ！
うっかりそう答えてしまうと
お客様は無料で追加できると勘違いします。
✅ 追加作業は追加料金がかかります
✅ 追加料金になります！
追加作業には追加料金がかかるとはっきり明示します。
これでトラブルは防げます。
確実に納品
納期を決めた場合のルールはひとつです。
✅ 納期は必ず守る！
このひとことです。
納期を守らないトラブルは自業自得です。
個人事業主である以上、信頼を積み重ねる必要があります。
信頼を作るためには絶対に納期を守ってください。
私も何日も徹夜で仕上げた記憶があります。
無理しないためにもスケジュールは上手に管理したいです。
先述の追加作業の場合は、納期の変更もありえます。
その場合は、追加作業によって作業量が増えると説明しましょう。
最終確認
納品後にお客様から最終確認を頂きます。
最終確認をお願いします。
メールの場合はこの一文で大丈夫です。
お客様から返信が届いたらそれを形に残します。
最終確認、ありがとうございます。
電話だと残らないため、メールのやりとりが便利です。
✅ メールでやりとりの記録を残す
アフターサービスのルールを決める
納品後の作業はどうするか？
これもきちんと線引きしておくとトラブルを防げます。
- 最終確認
- 納品完了
- その後の作業は別途御見積り
✅ 納品後は別途御見積り
これが一般的なルールですが絶対ではないです。
お得意様ならある程度はサービスしてあげると喜ばれます。
参考までにマキシデザインでは誤字脱字の場合、永久無料修正にしています。
今日のまとめ
誰もがトラブルを好んでいる訳ではありません。
勘違いや話の食い違いがトラブルの原因です。
今日解説した仕事の流れは、
多少面倒な作業も増えますが、
定型化作業なので慣れれば簡単ですし、
自分の頭の中の整理にもなります。
すべての個人事業主が快適に仕事ができて、
何のトラブルもなく過ごせることを願っています！